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          软件项目管理中项目沟通的重要性与方法

          来源:原创论文网 添加时间:2020-01-13

            摘    要: 软件项目的需求调研、开发过程的信息确认、开发成果评审、变更控制、项目收尾等工作都会大量需要沟通,所以沟通是贯彻项目全过程,影响到项目的成败,同时项目经理需要化大部分时间去做项目沟通的事情,因此把握好沟通渠道,运用好沟通技巧,对项目的成败是很重要的。

            关键词: 沟通技巧; 沟通方法; 配置管理;

            1、 概述

            2015年作为项目经理,笔者参与某单位业务管理系统的开发工作,主要工作职责是负责系统组织规划实施开发和项目管控,该系统运行要求安全稳定且可靠性高。该系统确立以“数据为中心”的建设原则,在统一数据库平台上规划设计及构建涵盖16个业务子系统的信息数据平台,做到一数一源、一处录入,多处使用,业务联动,统一接口,上通下达,软硬一体,系统联动。

            下面我结合实际的项目情况,就项目沟通和配置管理方面发表个人见解。

            2、 项目沟通的重要性和技巧

            2.1、 沟通的重要性

            2.1.1、 沟通对高效管理起着巨大的推动作用

            沟通有助于决策。每当遇到各种突发的情况或者在项目规划时未考虑到的情形等时,需要人来进行果断高效的决策。这就要求管理人员能够从多渠道、大范围地收集分析各种信息,从而进行比较科学的决策或者要求相关机构或人员进行决策。信息情报的来源以及其可靠性,是这些决策的基础,而来源和可靠等都决定于沟通渠道的可靠和有效性。

            2.1.2、 有效的沟通可以减少管理成本

            项目管理中的沟通是有成本的。沟通成本指的就是管理组织工作中各种工作的协调性和协作性,这主要取决于各个成员间的沟通能力和业务水平以及情商,沟通成本降低了,管理成本也随之大大降低。
           

          软件项目管理中项目沟通的重要性与方法
           

            2.1.3、 有效的沟通可以让项目少走弯路

            在项目进行过程中,经常会发现某些事务未及时解决而致使所有环节都需要为之等待,甚至是某些因素或某些关键指标未能达到而需要推倒重来。这对整个项目的成本、完成期限都是巨大的打击,更会对严重打击整个团队的士气,影响后续的变更调整。

            如何才能更好地实现项目的沟通,我个人觉得有以下几点:

            2.2、 制定详细的沟通管理计划

            沟通计划对于沟通工作有很大的帮助促进作用,因此制定好详细的沟通计划是项目工作中的必备工作。例如精细准备各种信息名、角色、时间节点、沟通细节和频次等等,这些对于项目成功至关重要。同时对项目相关人员和职务要做比较认真的功课,知道他们对项目的一些想法及相关欲求,所以在项目进行中,有必要对项目沟通的对象及内容进行探讨,从而保证项目进展的顺利。

            2.3、 沟通中可使用的沟通技巧

            2.3.1、 沟通前先明确沟通的干系人和目的

            一般来讲,项目管理者的重要职责是协调项目相关人员的各种关系,促进工作的稳定健康进行,通过科学合理的方法和过程来完成项目工作,使大家的欲求得到满足。

            2.3.2、 用“心”沟通

            有了目的,就可以根据不同的目的采用不通的沟通手段和方法,甚至是态度。如果是一个通报,那必然需要采取广播式的方法,而且应该是以权威地、清晰的描述出来;如果是一次意见征询,那么应该采取的是广纳百言、虚心受教的态度和方法来进行沟通。

            但是无论是什么方式和态度,作为一个沟通的发起人,都应该抱着一颗真心,诚心诚意的去做这件事,这样才能得到对方的肯定,得到对方中肯的意见。

            (1)要充分尊重项目各方人员,重视各方人员在工作中的重要性,使得工作能够在和谐愉快的氛围中进行。

            (2)要有战友之心。大家都是为了一个共同的目标共同的利益在工作,从这一点出发大家都是一条战壕的战友,在相互沟通时如果能牢记这一点,就能达成最终的共识。

            (3)学会换位思考。人都是喜欢以自我为中心的,一定要学会从对方情形下考虑和分析问题,这样就能让对方体会到你的诚意,真正有意识的往双赢的方向去商谈问题。

            (4)对项目各方工作人员和管理人员的工作要进行肯定和包容并加以赏识,特别是管理者要非常注意这一点,人被肯定和赏识的时候,是对他的最大激励,从而有助于更好的完成各项工作。

            (5)要学会分享,分享是团队建设的重要一环,也是非常好的学习态度,有助于人心稳定。

            (6)要有“心”。充分的准备,了解对方的爱好、习惯、忌讳等,不经意的一次友好的表示或关怀可能就能让对方体会到你的“心”,这可能会带来极大的帮助。

            2.3.3、 学会倾听

            倾听是沟通的基础。管理者更重要的工作是团队沟通和协调工作,而倾听是这一工作的一个重要环节,只有善于倾听才能了解人心动态,基层状态,才能成为一个合格且有领导力的领导者。

            (1)观察。领导者要经常学习情商方面的知识,要留意人的表情和眼神状态,了解人们的心理状态并及时调整自己和应对别人。

            (2)鼓励他人表达自己。当我们跟下级进行沟通时,应不断地鼓励对方多表达,我们才能听到更多对自己有用的信息。

            (3)倾听全部信息。要对所有信息进行关注,正面、负面的各种信息,不只关心自己感兴趣的信息。

            (4)有兴趣倾听。要对说话的一方表现出应有的兴趣,从而让对方感受到我们对他是关心的、支持的,在对方需要帮助和支持的时候及时给与相应支持,这有利于沟通的顺利进行。

            (5)深思慎言。要学会不断思考,对别人的话进行理性分析,只有这样才能在沟通中获得有价值的信息,从而使双方达成共赢,共同促进工作的顺利进行。

            2.4、 运用正确的表达方式

            (1)会议沟通。这个是一个成本比较大,但是很有效的方法。通常可以借助它来解决比较重大,复杂的问题。

            (2)E-mail沟通。以E-mail为代表的现代化通信工具还有一些即时通信软件,例如微信、QQ等等都非常有利于问题的即时解决或者数据传送和接收,非常适合团队成员间的沟通和交流。

            (3)口头沟通。当面沟通或者口头沟通容易在相关人员之间建立比较好的关系,使沟通更加亲切,适合项目经理间以及项目经理和客户间的交流,增进信任感。

            (4)电话沟通。比较常用而经济的沟通方式。信息化全球化时代的沟通方式非常丰富,如上列举的几种方式相对比较高效,这些沟通方式和工具运用得当可以有效解决软件项目工作中的各种沟通问题,促进项目工作的高效稳定运行。

            3、 项目全过程规范化配置管理

            在具体开发工作进程中,文档修整是一件非常繁琐且容易出错的工作,在配置管理工作中,只要有一项配置有修改或者变动,都会导致版本的修改和变更,所以,要规范化配置管理工作,本项目工作中,笔者对配置标示要求统一规范化,要对各个配置项目进行独立命名,并且在进行配置对象标识的时候,要对各个命名对象间的关系充分考虑。进行配置管理的时候,项目成员要有各自的任务,不得出现职责混乱和越权操作的事情发生。

            软件生存期内全部软件配置是软件产品的真正代表,必须保持精确,软件工程中某一阶段的变更都会引起软件配置的变更,对这种变更也必须做到严格规范的控制和管理。

            当然项目管理中还有其它方面的管理也很重要,但在这里就不作讨论了,项目结束后我们也总结了很多经验,为我们以后项目提供了借鉴。

            参考文献

            [1]齐宝辉.软件项目管理在软件开发中的应用及完善[J].计算机产品与流通,2017(9):39.
            [2]邹晖.软件项目管理开发与应用[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2011(5):269.
            [3]陈江涛.对基于信息化的软件开发项目管理分析[J].电子技术与软件工程,2019(3):37.

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